Delegowanie pracowników za granicę

Co oznacza termin delegowanie pracowników za granicę?

Delegowanie pracowników to inaczej transgraniczne świadczenie usług, czyli tymczasowe wysłanie pracownika do pracy za granicą – w kraju Unii Europejskiej lub na Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). To czasowa migracja zarobkowa, podczas której pracownik nie traci więzi ekonomicznej ze swoim krajem. Przedsiębiorstwo może delegować pracowników pod warunkiem, że prowadzi zgodnie z prawem działalność gospodarczą na wyżej wymienionych obszarach oraz posiada z pracownikiem delegowanym stosunek pracy. Warunki zatrudnienia pracowników delegowanych na terenie innego państwa członkowskiego określają trzy unijne dyrektywy (96/71/WE, 2014/67/UE oraz 2018/957/UE).

Podstawy prawne wydawania zaświadczeń

W Unii Europejskiej obowiązują dwa podstawowe akty prawne regulujące zagadnienia dotyczące zaświadczeń A1. Są to:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego,
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Czym jest dokument A1?

Formularz A1 to zaświadczenie o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej zgodnie z Rozporządzeniem UE nr 883/04 oraz Rozporządzeniem UE nr 987/09. Zaświadczenie A1 jest wydawane w celu potwierdzenia, któremu ustawodawstwu dotyczącemu zabezpieczenia społecznego podlega osoba je składająca oraz poświadczenia, czy dana osoba nie podlega przepisom dotyczącym opłacania składek w innym państwie.

Kto może złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia A1? Kto takie zaświadczenie wydaje?

Wniosek o wydanie zaświadczenia na formularzu A1 może złożyć:

pracownik,
pracodawca,
osoba pracująca na własny rachunek (JDG).

Zaświadczenie A1 powinno być poświadczone przez stosowną instytucję funkcjonującą w danym państwie. W Polsce instytucją, która zajmuje się wydawaniem formularza A1 jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Zaświadczenie A1 jest podstawowym dokumentem w dokumentacji każdego pracodawcy delegującego swoich pracowników za granicę, gdyż poświadcza, że pracownik pracujący za granicą, nadal podlega pod system ubezpieczeń społecznych w Polsce.

Kiedy jest możliwe delegowanie pracownika do pracy za granicą?

Pracodawca może delegować pracowników do pracy za granicą w trzech możliwych sytuacjach:

Kiedy pracodawca zawarł umowę z innym pracodawcą, który prowadzi działalność na terenie państwa członkowskiego
Kiedy pracodawca posiada oddział na terenie państwa, do którego deleguje pracownika
Kiedy pracodawca jest agencją pracy tymczasowej i deleguje pracowników do pracodawcy użytkownika, który ma siedzibę na terenie państwa, do którego delegowany ma być pracownik

Ile może trwać okres delegowania?

Pracownik może zostać oddelegowany do pracy za granicą na okres 12 miesięcy, z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy, konieczne jest jednak wtedy umotywowanie takiego wydłużenia delegowania w Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak wygląda procedura postępowania w przypadku delegowania pracownika?

W pierwszej kolejności pracodawca musi w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia A1 (dokument potwierdzający objęcie ubezpieczeniem społecznym w Polsce). Od 1 kwietnia 2022 roku wnioski o wydanie zaświadczenia A1 należy składać wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem platformy ZUS PUE.

Jakie są warunki zatrudnienia pracownika delegowanego?

W okresie delegowania pracodawca musi zapewnić pracownikowi takie same warunki zatrudnienia, jak te, które z mocy prawa obowiązują lub są powszechnie stosowane w kraju, do którego pracownik jest delegowany.

Dotyczy to:

okresów wypoczynku i czasu pracy,
płatnych urlopów,
wynagrodzenia,
przepisów BHP,
ochrony kobiet ciężarnych, kobiet w połogu oraz młodzieży,
równego traktowania kobiet i mężczyzn,
warunków zakwaterowania,
dodatków,
zwrotów kosztów podróży i zakwaterowania, jeżeli są wymagane w czasie delegowania.

W sytuacji, kiedy warunki zatrudnienia są korzystniejsze w kraju zatrudnienia niż w kraju przyjmującym, należy utrzymać korzystniejsze warunki w trakcie trwania delegowania.

Rodzaje oddelegowań

Czasowe przeniesienie Jednoosobowej Działalności Gospodarczej na terytorium innego państwa członkowskiego

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce mają możliwość czasowego przeniesienia swojej działalności na terytorium innego państwa członkowskiego, (zgodnie z art. 12 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004 oraz art. 14 ust. 3 i 4 rozporządzenia nr 987/2009).

Aby ubiegać się o taką możliwość konieczne jest spełnienie przez przedsiębiorcę następujących warunków:

musi wykazać prowadzenie działalności gospodarczej na własny rachunek w Polsce przez okres co najmniej dwóch miesięcy (i posiadać aktywne zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w Polsce),
musi wykazać, że w państwie członkowskim będzie wykonywana podobna działalność (np. na podstawie kontraktów),
w państwie członkowskim działalność nie może być wykonywana dłużej niż przez okres 24 miesięcy,
prowadząc działalność za granicą, musi zostać zachowana infrastruktura w Polsce, umożliwiająca dalsze prowadzenie działalności po powrocie kraju.

Dopiero po spełnieniu wyżej wymienionych warunków zostanie wydane zaświadczenie A1 z tytułu czasowego przeniesienia działalności na własny rachunek na terytorium innego państwa członkowskiego.

Prowadzenie działalności na własny rachunek równocześnie lub na zmianę na terytorium dwóch lub kilku państw członkowskich

Podleganie pod odpowiednie ustawodawstwo określa art. 13 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004 oraz art. 14 ust. 5b, 6, 8, 9 i 10 rozporządzenia nr 987/2009, który wskazuje, że przedsiębiorca podlega:

ustawodawstwu państwa członkowskiego zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część swojej działalności w tym państwie członkowskim
ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się centrum zainteresowania dla działalności danej osoby, jeżeli nie mieszka ona w żadnym z państw członkowskich, w których wykonuje znaczną część swojej pracy.

Aby ustalić, gdzie występuje znaczna część prowadzenia działalności, należy brać pod uwagę:

obroty,
czas pracy,
liczbę świadczonych usług lub dochód.

Jeżeli podczas analizy wyżej opisanej sytuacji okaże się, że wynik wyniesie minimum 25%, wtedy znaczna część prowadzenia działalności będzie wykonywana w państwie członkowskim zamieszkania.

Dopiero po spełnieniu wyżej wymienionych warunków zostanie wydane zaświadczenie A1 z tytułu prowadzenia działalności naprzemiennie, na terytorium dwóch lub kilku państw członkowskich.

Jakie dokumenty musi złożyć przedsiębiorca?

Formularz US-2 (Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 dla osoby wykonującej pracę na własny rachunek w dwóch lub w kilku państwach członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii),
formularz US-55 (Informacja o miejscu zamieszkania obywatela UE, EOG lub Szwajcarii).

Na jaki okres wydawane jest zaświadczenie?

Po spełnieniu wszystkich omówionych wyżej warunków, osoby te będą objęte ubezpieczeniem społecznym w Polsce, natomiast zaświadczenie zostanie wydane na okres 12 miesięcy.

W jakim terminie ZUS wydaje zaświadczenia A1

W sytuacji kiedy Zakład Ubezpieczeń Społecznych dysponuje wszystkimi informacjami, które niezbędne są do wydania zaświadczenia, wydawane jest ono niezwłocznie. Jeśli coś będzie wzbudzać wątpliwości, powinno odbyć się w ciągu miesiąca, natomiast w przypadku kiedy sprawa będzie wymagała dodatkowego postępowania, ZUS wyda zaświadczenie nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.

Czy można wycofać dokument A1?

Zaświadczenie A1 może zostać wycofane przez organ, który je wydał. Konieczne jest wykazanie przez instytucję ubezpieczeniową, że dowody lub oświadczenia złożone w sprawie nie były zgodne ze stanem faktycznym lub też nastąpiła zmiana okoliczności będących podstawą do wydania A1.

Rozliczenie A1

Bardzo ważne jest aby po okresie delegowania za granicę i uzyskaniu zaświadczenia A1 zostało ono poprawnie rozliczone w ZUS. Rozliczenie zaświadczenia A1 ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia prawidłowego ubezpieczenia społecznego oraz uniknięcia sytuacji podwójnego opodatkowania.

Czym grozi nierozliczenie formularza A1 w ZUS?

Brak zaświadczenia A1 może grozić różnymi konsekwencjami, w zależności od kraju, w którym pracownik wykonuje pracę.

Poniżej przedstawiono kilka przykładowych konsekwencji:

Brak rozliczenia - jeśli nie zostanie rozliczona A1, to w przyszłości mogą pojawić się problemy podczas szukania kolejnej pracy za granicą.

Jeżeli A1 nie zostanie rozliczona w Polsce to powstanie obowiązek rozliczenia podatku w kraju, w którym była wykonywana praca, natomiast trzeba mieć świadomość tego, że w innych krajach stawki podatku mogą być znacznie wyższe niż w Polsce (np. w Holandii jest to 37,5 proc. w 1 progu, a w drugim 49,5 proc., co znacznie przekracza na przykład polski ryczałt 5,5 proc. dla usług budowlanych).
Grzywny lub kary pieniężne - w niektórych krajach brak rozliczenia zaświadczenia A1 może skutkować nałożeniem grzywien lub kar pieniężnych na osobę, lub pracodawcę, którzy nie rozliczyli zaświadczenia.
Odmowa wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego - w przypadku braku rozliczenia zaświadczenia A1 organ zajmujący się ubezpieczeniami społecznymi w danym kraju może odmówić wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłków, rent, emerytur).
Nieprawidłowe rozliczenie podatków - brak rozliczenia zaświadczenia A1 może również prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia podatków. Osoba lub pracodawca, którzy nie rozliczyli zaświadczenia, mogą być zobowiązani do zapłaty dodatkowych podatków lub kar za nieprawidłowe rozliczenie podatków.