Kodeks pracy oraz przepisy szczególne (w tym rozporządzenia) regulują rodzaje nieobecności pracowników w pracy. Można wyróżnić dwa rodzaje nieobecności: zaplanowane i niezaplanowane - losowe.
Nieobecności zaplanowane
Urlop wypoczynkowy
Jest to jeden z przywilejów osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Pracodawca musi pamiętać, że nieudzielenie urlopu i nieprzestrzeganie przepisów w tym zakresie, podlega karze grzywny.
Urlop bezpłatny
Urlop bezpłatny jest opisany w art. 174 i 174.1 Kodeksu pracy. Traktuje się go jako okres zawieszenia stosunku pracy. W czasie kiedy pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym, nie otrzymuje wynagrodzenia, jest zwolniony z wykonywania pracy na rzecz pracodawcy. Jednocześnie za ten okres pracodawca nie opłaca za pracownika składek społecznych, w tym ubezpieczenia chorobowego, co powoduje, że pracownik w trakcie urlopu bezpłatnego traci prawo do świadczeń chorobowych (np. zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego).
Urlop szkoleniowy
Przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, który się kształci, czyli podnosi swoje kwalifikacje zawodowe. Aby móc skorzystać z urlopu szkoleniowego, podjęcie nauki musi się odbyć za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy.
Urlop macierzyński
Urlop macierzyński przy urodzeniu jednego dziecka trwa 20 tygodni po porodzie. Co do zasady matka dziecka powinna wykorzystać minimum 14 tygodni, aby zregenerować siły po porodzie i zająć się w tym czasie opieką nad dzieckiem. W świetle art. 180 § 4 Kodeksu pracy kobieta po wykorzystaniu po porodzie minimum 14 tygodni urlopu macierzyńskiego, może zrezygnować z dalszej części urlopu i powrócić do pracy, jeśli:
- pozostałą część urlopu macierzyńskiego wykorzysta ojciec wychowujący dziecko;
- przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego, osobistą opiekę nad dzieckiem będzie sprawował ojciec dziecka, który w celu sprawowania tej opieki przerwał działalność zarobkową.
Urlop rodzicielski
Jest jednym z przywilejów gwarantowanych pracownikom-rodzicom przez Kodeks pracy. Dzięki temu uprawnieniu rodzice mogą opiekować się dzieckiem w pierwszych latach jego życia, otrzymując za ten okres zasiłek macierzyński. W obecnym stanie prawnym z urlopu rodzicielskiego mogą skorzystać oboje rodzice, pod warunkiem że w dniu porodu matka pozostawała w zatrudnieniu (ubezpieczeniu). Oznacza to, że jeśli matka dziecka nie posiadała ubezpieczenia w dniu porodu, to ojcu nie przysługuje to uprawnienie w ogóle. Urlop rodzicielski może zostać udzielony bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Z urlopu rodzicielskiego rodzice mogą korzystać w tym samym czasie.
Polskie prawo w 2023 roku zostało dostosowane do przepisów unijnych, a mianowicie do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Jak czytamy w uzasadnieniu: „dyrektywa 2019/1158 ustanawia minimalne wymagania mające na celu osiągnięcie równości kobiet i mężczyzn pod względem szans na rynku pracy i traktowania w miejscu pracy przez ułatwienie pracownikom będącym rodzicami lub opiekunami godzenia życia zawodowego z rodzinnym". Dyrektywa przedłużyła przede wszystkim wymiar urlopu rodzicielskiego.
Aktualnie urlop rodzicielski może zostać udzielony bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego. Czas jego trwania uzależniony jest od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie. Przysługuje on w wymiarze 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka bądź 43 tygodni, jeśli przy jednym porodzie urodzonych zostanie dwoje lub więcej dzieci.
W 2023 roku weszły zmiany dotyczące urlopu rodzicielskiego, został on wydłużony. Warto jednak pamiętać, że dodatkowe 9 tygodni przysługuje wyłącznie jednemu z rodziców – nie jest możliwe przeniesienie tej części na drugiego rodzica.
Urlop wychowawczy
Z urlopu wychowawczego może skorzystać pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy, przy czym do tego okresu zatrudnienia wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia czyli wcześniejsze umowy, a także pracę u wcześniejszych pracodawców. Warto podkreślić, że czas urlopu wychowawczego wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze. Istotny jest również fakt, że w trakcie trwania urlopu wychowawczego pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę. Okres ochrony przed zwolnieniem obowiązuje od momentu złożenia wniosku o urlop wychowawczy do zakończenia jego trwania.
Maksymalny wymiar urlopu wychowawczego to 36 miesięcy (3 lata). Jest to uprawnienie pracownika, a nie obowiązek i to pracownik decyduje, ile wolnego na opiekę nad dzieckiem chce wykorzystać. Limit 36 miesięcy przysługuje łącznie obojgu rodzicom. Jedno z rodziców nie może jednak wykorzystać pełnego wymiaru urlopu wychowawczego. Maksymalny wymiar urlopu jaki przysługuje jednemu z rodziców wynosi 35 miesięcy. Zawsze jeden miesiąc należy się drugiemu z rodziców. Jeśli matka skorzystała z 35 miesięcy urlopu wychowawczego, a ojciec nie zdecyduje się na 1 miesiąc urlopu, uprawnienie to przepada. Nie ma możliwości przeniesienia prawa do tego 1 miesiąca.
Urlop ojcowski
Urlop ojcowski w 2024 roku wynosi 14 dni kalendarzowych. Kodeks pracy w art. 1823 § 1 precyzuje, że urlop ten przysługuje pracownikowi będącemu ojcem. Są to 2 tygodnie w celu sprawowania opieki nad dzieckiem. Urlop ten jest niezależny od ubezpieczenia matki ani przebywania jej na urlopach związanych z rodzicielstwem. Jeśli matka dziecka przebywa na urlopie macierzyńskim czy rodzicielskim, ojciec może jednocześnie korzystać z urlopu ojcowskiego.
Z urlopu ojcowskiego można skorzystać do ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia. Liczba dni urlopu ojcowskiego nie zmienia się, gdy przy jednym porodzie urodzi się więcej niż jedno dziecko. Urlop ojcowski to zawsze 2 tygodnie. Ojciec bliźniaków czy trojaczków również ma 2 tygodnie urlopu.
Liczba dni urlopu ojcowskiego nie zmienia się, gdy przy jednym porodzie urodzi się więcej niż jedno dziecko. Urlop ojcowski to zawsze 2 tygodnie. Ojciec bliźniaków czy trojaczków również ma 2 tygodnie urlopu.
Konieczność wykonania niezbędnych badań kobiet w ciąży w godzinach pracy
Szkolenie BHP, pracownik jest w pracy, jednak nie wykonuje jej, nie jest to stricte nieobecność
Wykonywanie badań profilaktycznych w medycynie pracy, nie jest to stricte nieobecność, pracownika nie ma w pracy fizycznie
Urlop okolicznościowy, na planowanie zdarzenia, np. ślub
Urlop okolicznościowy przysługuje w wymiarze:
- 2 dni wolnego - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
- 1 dzień wolnego - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką;
Wykorzystanie urlopu nie musi odbyć się w dniu, kiedy wypada ważne zdarzenie (np. ślub dziecka). Można skorzystać z niego w inny dzień, o ile będzie bezpośrednio związany z wydarzeniem, który uprawnia do urlopu.
Wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję, najwyższą izbę kontroli lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami
Nieobecność związana z krwiodawstwem
Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew przysługuje wyłącznie, gdy zdarzenie to zostanie odpowiednio udokumentowane. Jest to niezbędne do celów ustalenia, czy zatrudniony zachowuje za czas nieobecności prawo do wynagrodzenia. Dowodem potwierdzającym oddanie przez daną osobę krwi jest zaświadczenie wydane przez stację krwiodawstwa – należy je przekazać pracodawcy.
Ustawa z dnia 09 marca 2023 roku o Krajowej Sieci Onkologicznej wprowadziła w art 42. zmianę w ustawie z dnia 22 sierpnia 1997 roku o publicznej służbie krwi, na stałe wprowadzając dwa dni zwolnienia z pracy dla honorowych dawców krwi i zasłużonych honorowych dawców krwi. Co istotne, dodatkowe wolne przypada wyłącznie dzień po oddaniu krwi. Jeżeli z jakichś względów nie można go wykorzystać, wówczas przepada.
Nieobecność związana z pełnieniem obowiązku biegłego, wykładowcy
Nieobecność pracownika będącego członkiem rady nadzorczej, działającej u zatrudniającego go pracodawcy, na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady
Zwolnienie na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji.
Dotyczy to także pracownika będącego stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym
Świadczenie rehabilitacyjne
Jest ono kontynuacją choroby po wyczerpaniu okresu zasiłkowego - przysługuje ubezpieczonemu, który po wyczerpaniu zasiłku chorobowego jest nadal niezdolny do pracy, a dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy.
Zgodnie z przepisami świadczenie rehabilitacyjne przysługuje przez okres niezbędny do przywrócenia zdolności do pracy, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy.
O okolicznościach uzasadniających przyznanie świadczenia orzeka lekarz orzecznik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Urlop dla poratowania zdrowia
Urlop zdrowotny to specjalny rodzaj urlopu, który służy podreperowaniu nadwątlonego pracą zdrowia. Wbrew powszechnej opinii, przysługuje on nie tylko nauczycielom. Mogą z niego skorzystać także inne grupy zawodowe. Dotyczy to zwłaszcza zawodów, gdzie występują szkodliwe warunki, wpływające negatywnie na stan zdrowia. Wówczas skorzystanie z urlopu zdrowotnego pozwala pracownikom dojść do siebie i wrócić do wykonywania obowiązków.
Prawo do płatnego urlopu zdrowotnego przysługuje różnym grupom zawodowym. Z urlopu dla poratowania zdrowia mogą skorzystać m.in.:
- sędziowie - urlop zdrowotny nie może przekraczać sześciu miesięcy; udziela go Minister Sprawiedliwości
- prokuratorzy - urlop dla poratowania zdrowia nie może przekraczać 6 miesięcy; udzielany jest przez Prokuratora Krajowego
- górnicy - mają prawo do płatnego urlopu zdrowotnego na leczenie sanatoryjne lub wczasy profilaktyczno-lecznicze, jeżeli uzyskają orzeczenie o potrzebie korzystania z tego typu wsparcia zdrowotnego
- kuratorzy zawodowi - urlop zdrowotny w wymiarze nieprzekraczającym 6 miesięcy; udzielany przez Ministra Sprawiedliwości
- kontrolerzy NIK - wymagany jest wcześniejszy okres zatrudnienia - nie krótszy niż 5 lat; urlop zdrowotny może być przyznany najwyżej dwukrotnie w okresie zatrudnienia w NIK; udzielany w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 12 miesięcy przez Prezes Najwyższej Izby Kontroli
- pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy -pracownicy wykonujący lub nadzorujący czynności kontrolne mają prawo do płatnego urlopu zdrowotnego na podstawie skierowania na leczenie uzdrowiskowe albo rehabilitację uzdrowiskową; urlop nie może przekraczać 30 dni w roku kalendarzowym; udzielany przez Głównego Inspektora Pracy
- strażacy Państwowej Straży Pożarnej - urlopu zdrowotnego udziela się na podstawie orzeczenia komisji lekarskiej podległej Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji
- nauczyciele akademiccy - urlop zdrowotny przysługuje nauczycielom akademickim do ukończenia 65 r. ż. po co najmniej 10 latach zatrudnienia w uczelni; łączny wymiar urlopu dla poratowania zdrowia w okresie całego zatrudnienia nie może przekraczać roku.
Każda z tych grup ma swoje własne warunki i zasady korzystania z tego rodzaju urlopu, które są regulowane przepisami szczegółowymi.
Zwolnienie na poszukiwanie pracy
Informacje na temat dni wolnych od pracy, przeznaczonych na poszukiwanie nowego stanowiska, zostały zawarte w art. 37 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym zapisem, pracownikowi, który znajduje się w trakcie okresu wypowiedzenia, przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, przy czym podczas zwolnienia tego zachowuje on prawo do wynagrodzenia w normalnej wysokości. Liczba dni, które pracownik może w takiej sytuacji wykorzystać jest uzależniona od długości okresu wypowiedzenia. Przede wszystkim, musi on być nie krótszy niż dwa tygodnie - w przeciwnym razie pracownik nie będzie miał prawa do dni wolnych. Jeśli okres wypowiedzenia trwać będzie od dwóch tygodni do miesiąca, to zwalnianemu przysługiwać będą dwa dni wolne na poszukiwanie pracy. Jeśli natomiast wypowiedzenie obejmuje trzy miesiące, to możliwe jest skorzystanie nawet z trzech dni płatnego zwolnienia.
Warto natomiast pamiętać, iż nawet w sytuacji, gdy wypowiedzenia dokonał pracodawca, udzielenie prawa do dni wolnych nie jest obligatoryjne - następuje ono dopiero na wniosek samego pracownika.
Wykonanie badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych
Zwolnienie
- będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej – na szkolenie pożarnicze;
- będącego członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, ujętym na liście ministra właściwego do spraw transportu, na czas wyznaczenia przez przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych do udziału w postępowaniu;
- będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” – na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa;
Członkostwo w komisji wyborczej
Udział w odstrzale sanitarnym
Turnus rehabilitacyjny osoby niepełnosprawnej
Urlop opiekuńczy
W 26 kwietnia 2023 r. Kodeksie pracy pojawił się nowy dział, w którym dokładnie opisano zasady wnioskowania o urlop opiekuńczy. Jak można przeczytać w art. 1731 § 1, pracownik może skorzystać z takiego wolnego w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych.
Pracownik może skorzystać z urlopu opiekuńczego jedynie przez 5 dni w roku kalendarzowym. Limit ten nie przysługuje proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, a niewykorzystany nie przechodzi na kolejne lata. Można wybrać go w pojedynczych dniach lub w całości ciągiem
Nieobecności losowe
Zwolnienie lekarskie pracownika (L4)
Opieka nad chorym członkiem rodziny
Zasiłek opiekuńczy przysługuje w danym roku kalendarzowym przez okres nie dłuższy niż 60 dni w razie sprawowania opieki nad chorym dzieckiem do lat 14. W tym limicie mieści się 14 dni z tytułu opieki nad innymi chorymi członkami rodziny, do których zalicza się m.in. dziecko w wieku powyżej 14 lat.
Opieka nad zdrowym dzieckiem do lat 14
W każdym roku kalendarzowym pracownik ma prawo do 2 dni lub 16 godzin opieki nad dzieckiem zdrowym do 14 roku życia. Wskazana liczba dni lub godzin opieki dotyczy pracy na pełnym etacie. Przy niepełnym etacie liczbę godzin pomniejsza się proporcjonalnie do etatu, np. ½ etatu to 8 godzin. To uprawnienie rodzicielskie przysługuje tylko jednemu z rodziców. Jeśli matka skorzysta z jednego dnia, ojciec nie będzie mógł wykorzystać drugiego. W późniejszym terminie drugi dzień może wykorzystać już tylko matka.
Opieka nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza
Urlop okolicznościowy, w przypadku nieprzewidywalnych zdarzeń, tj. zgonów
Tymczasowe aresztowanie lub inne pozbawienie wolności (stawienie się do zakładu karnego, stosowanie aresztu w ramach prawa wykroczeń)
Konieczność odpoczynku nocnego w wymiarze 8 godzin pod odbytej podróży służbowej
Choroba niani z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą lub dziennego opiekuna dziecka
Obowiązek stawienia się na ćwiczenia wojskowe
Zwolnienie
- będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu,
- będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu;
- będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu.
Zwolnienie na działanie siły wyższej
26 kwietnia 2023 r. wprowadzono nowe zwolnienie dla rodziców dzieci oraz opiekunów: zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Przysługuje ono ze względu na działania siły wyższej, w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna będzie natychmiastowa obecność pracownika.
Ważny jest powód zwolnienia: działanie siły wyższej, pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.
Wymiar zwolnienia z powodu siły wyższej to 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym. Pracownik będzie samodzielnie decydować o tym, czy wykorzysta je godzinowo, czy w dniach. Dokona tego w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Pracodawca będzie miał obowiązek udzielić zwolnienia od pracy na żądanie zgłoszone przez pracownika we wniosku najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.
Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustalane będzie proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. Niepełna godzina zwolnienia od pracy zaokrąglana będzie w górę do godziny pełnej. Taka sama zasada – w zakresie zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym – będzie stosowana do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin
Podczas korzystania ze zwolnienia z powodu siły wyższej, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, jednak w wysokości połowy przysługującego mu wynagrodzenia.
