Przedsiębiorcy prowadzący swoją działalność gospodarczą na terytorium Polski mają możliwość delegowania swoich pracowników poza granice Polski, aby zrealizować umowę zawartą z zagranicznym kontrahentem. Muszą jednak pamiętać, że w takiej sytuacji konieczne jest pozyskanie zaświadczenia A1. Zaświadczenie takie może zostać wydane, jeśli spełnione są warunki wynikające z przepisów prawa unijnego.
Zaświadczenie, o które występuje pracodawca do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dla osoby delegowanej potwierdza, że w okresie pracy za granicą właściwe jest ustawodawstwo polskie, a więc składki powinny być również opłacane w Polsce.
Jak uzyskać zaświadczenie A1?
Z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1 mogą wystąpić pracodawcy i pracownicy, oraz osoby wykonujące pracę na własny rachunek. Istnieją dwie możliwości ubiegania się o wydanie zaświadczenia A1.
Czasowe przeniesienie działalności gospodarczej na teren innego państwa członkowskiego
Osoby prowadzące działalność gospodarczą w Polsce na własny rachunek mają możliwość czasowego przeniesienia swojej działalności na terytorium innego państwa członkowskiego, zgodnie z art. 12 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004 oraz art. 14 ust. 3 i 4 rozporządzenia nr 987/2009. Aby uzyskać zaświadczenie muszą być spełnione następujące warunki:
- wykazanie prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek w Polsce przez okres co najmniej dwóch miesięcy,
- wykazanie, że w państwie członkowskim będzie wykonywany ten sam rodzaj działalności (np. na podstawie kontraktów),
- w państwie członkowskim działalność nie może być wykonywana dłużej niż przez okres 24 miesięcy,
- prowadząc działalność za granicą, w Polsce musi zostać zachowana infrastruktura, która umożliwi dalsze prowadzenie działalności po powrocie do Polski.
Zaświadczenia A1 z tytułu czasowego przeniesienia działalności na własny rachunek na terytorium innego państwa członkowskiego jest wydawane osobom zainteresowanym, które spełnią wszystkie powyżej wymienione warunki oraz wypełnią prawidłowo formularz US-1 (Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 dla osoby, która w Polsce wykonuje pracę na własny rachunek i będzie wykonywać działalność w innym państwie członkowskim UE, EOG lub w Szwajcarii). Pracownicy oddelegowani do pracy za granicą w tym przypadku będą objęci ubezpieczeniem społecznym w Polsce, natomiast okres pracy za granicą nie może być dłuższy niż 24 miesiące.
Prowadzenie działalności na własny rachunek równocześnie lub na zmianę na terytorium dwóch lub kilku Państw członkowskich
Osoba prowadząca działalność na własny rachunek musi dostosować się do szczególnych przepisów zgodnych z art. 13 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004 oraz art. 14 ust. 5b, 6, 8, 9 i 10 rozporządzenia nr 987/2009, z których wynika, że będzie podlegać:
- ustawodawstwu państwa członkowskiego zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część swojej działalności w tym państwie członkowskim
- ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się centrum zainteresowania dla działalności danej osoby, jeżeli nie mieszka ona w żadnym z państw członkowskich, w których wykonuje znaczną część swojej pracy.
Aby ZUS uznał, że znaczna część działalności prowadzona jest w Polsce, rozmiary faktycznej działalności wykonywanej w Polsce muszą stanowić przynajmniej 25% rozmiarów całej działalności (z uwzględnieniem pracy na poza terytorium Polski).
Aby ustalić, czy znaczna część prowadzenia działalności gospodarczej realizowana jest w danym państwie członkowskim, należy spełnić łącznie poniższe warunki:
- obroty,
- czas pracy,
- liczba świadczonych usług.
Jeżeli podczas przeprowadzania oceny okaże się, że na podstawie wyżej wymienionych kryteriów wynik wyniesie co najmniej 25%, wtedy znaczna część prowadzenia działalności będzie wykonywana w państwie członkowskim zamieszkania.
Zaświadczenia A1 z tytułu prowadzenia działalności na własny rachunek równocześnie lub na zmianę na terytorium dwóch lub kilku państw członkowskich jest wydawane osobom zainteresowanym, które spełnią wszystkie powyżej wymienione kryteria oraz wypełnią prawidłowo formularz US-2 (Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 dla osoby wykonującej pracę na własny rachunek w dwóch lub w kilku państwach członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii) i US-55 (Informacja o miejscu zamieszkania obywatela UE, EOG lub Szwajcarii). Osoby te będą objęte ubezpieczeniem społecznym w Polsce, zaświadczenie w tym przypadku jest wydawane na okres 12 miesięcy.
Warto wystąpić o wydanie takiego zaświadczenia odpowiednio wcześniej. Jeżeli ZUS będzie dysponował wszystkimi niezbędnymi informacjami, które nie budzą wątpliwości, dokument zostanie wydany niezwłocznie. W przypadku kiedy sprawa będzie wymagała postępowania - w ciągu 30 dni, natomiast gdy będzie to sprawa szczególnie skomplikowana – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy. Brak tego zaświadczenia może mieć dla przedsiębiorcy negatywne konsekwencje np. w trakcie kontroli za granicą.
Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o zaświadczenia A1 należy składać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w formie dokumentów elektronicznych za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.
